SEPA kommt – Die Checkliste für ihre SEPA-Umstellung

– von Daniel Ruth, Berater bei itelligence Deutschland –

SEPA ist aktuell in aller Munde – oder nicht? Glaubt man aktuellen Studien sind erst knapp 10% der deutschen Unternehmen fit für SEPA. Und das obwohl die Zeit drängt: Zum 01. Februar 2014 wird SEPA zur Pflicht! Ab dann werden nur noch die neuen SEPA-Zahlverfahren unterstützt.

Dabei sollte eine SEPA-Umstellung nicht unterschätzt werden. SEPA ist weder ein reines Software-Thema, noch betrifft es nur die Finanzbuchhaltung. SEPA betrifft viele Bereiche im Unternehmen, erfordert die Anpassung und Optimierung von Prozessen, die Kontrolle eigener Stammdaten sowie die Kommunikation mit Banken und den eigenen Geschäftspartnern.

Doch was genau ist zu tun? Was ist zu beachten? Und wie machen es andere?

Wir nutzen zur Klärung dieser Fragen bei itelligence unsere SEPA-Checkliste – eine Liste, die relevante Punkte ansprechen und zum Nachdenken anregen soll. Dabei gibt es für jede Frage mehrere gültige Antworten und eine Vielzahl von Maßnahmen, die sich daraus ableiten lassen. Unsere Checkliste hat bereits eine Vielzahl von Kundenworkshops begleitet und wurde laufend erweitert und optimiert.

In den folgenden Wochen werde ich in mehreren Blogbeiträgen einige Bereiche dieser Checkliste vorstellen und auf einzelne Punkte im Detail eingehen. Ziel ist es, die Fragen hinter den Fragen zu beleuchten und daraus abzuleitende Maßnahmen vorzustellen.

Los geht’s!

Die SEPA-Checkliste gliedert sich in drei Bereiche. Zu Beginn müssen grundsätzliche Fragen zu den Auswirkungen von SEPA auf das eigene Unternehmen geklärt werden.

Welche Zahlwege nutze ich, die auf SEPA umgestellt werden müssen?

SEPA ermöglicht die Nutzung von Überweisungen und Lastschriften. Je Gesellschaft im Unternehmen gilt es zu definieren, welche dieser Zahlverfahren ich einsetzen möchte – und welche bereits im Einsatz befindlichen Zahlverfahren dadurch teilweise oder vollständig abgelöst werden. So erlaubt SEPA unter anderem Überweisungen sowohl ins Inland als auch ins europäische Ausland. Dieses schließt Überweisungen nach Großbritannien oder die Schweiz mit ein. Aber SEPA umfasst nur Zahlungen in Euro, für eine Überweisung in Schweizer Franken ist daher auch in Zukunft eine Auslandsüberweisung erforderlich.

In welchen Ländern plane ich SEPA einsetzen?

Genauer: Mit welchen meiner Banken möchte ich SEPA einsetzen?  SEPA ist ein standardisierter Zahlungsraum, der auch auf technischer Seite auf eine einheitliche Basis aufbaut. Trotzdem sind je nach Land Besonderheiten zu beachten, die im Rahmen einer SEPA Einführung geprüft und abgebildet werden müssen. Auch eigene Gesellschaften im SEPA-Ausland sind in einer SEPA-Einführung frühzeitig mit ins Boot zu holen.

Ist meine Unternehmenssoftware SEPA-fähig?

Konzentrieren wir uns auf ein SAP ERP, ist die Frage recht einfach: SAP ist SEPA-fähig. Selbst unter älteren Releaseständen ist eine SEPA-Nutzung in der Regel problemlos möglich. Voraussetzung sind generell einigermaßen aktuelle Support Package Stände. Neben dem ERP System ist aber immer auch weitere Software zu betrachten. Wird eine eigenständige Bankensoftware eingesetzt? Gibt es einen Web-Shop? Ein Lieferantenportal? Ein Mitarbeiterportal? Welches System wird für die Personalwirtschaft genutzt?

Alle diese Bereiche können von SEPA betroffen sein und müssen auf mögliche Auswirkungen geprüft werden. Es sollen ja auch im Februar noch Gehälter gezahlt werden können.

Sind meine Stammdaten fit für SEPA? Welche muss ich überhaupt beachten und was ist zu pflegen?

Wie immer: Gute Stammdaten sind das A und O! Mit den SEPA Zahlungsverfahren rücken IBAN und BIC in den Vordergrund. Ein Zahlungsverkehr über Kontonummer und Bankleitzahl ist nicht mehr möglich.

Das bedeutet, ich muss für alle aktiven Geschäftspartner die vorhandenen Bankverbindungen prüfen und wo erforderlich um IBAN und BIC Code erweitern. Neben der manuellen Pflege bieten sich hier Verfahren wie das IBAN-hin-IBAN-rück-Verfahren an, mit denen ich auch Massendaten bearbeiten kann.

Neben der Pflege vorhandener Geschäftspartner gilt es aber auch, vorhandene Unternehmensprozesse zu prüfen. Wie ist sichergestellt, dass bei neuen Partnern eine IBAN-Nummer mitgepflegt wird? Muss ich die Neukundenformulare, die mein Vertrieb nutzt, um IBAN und BIC erweitern? Oder mein Lieferantenportal? Oder die Mitarbeiterbögen bei Neueinstellungen?

Auf diesen Punkt werden wir im nächsten Beitrag noch näher eingehen. Dann werden wir auch die Möglichkeiten zur IBAN-Massenpflege etwas genauer betrachten. Zudem soll es da ja auch noch so etwas Spannendes wie SEPA-Mandate oder Pre-Notification geben. Und auch ein näherer Blick auf SAP kann nie schaden …

Ach ja, mehr Informationen zu SEPA finden Sie auch in weiteren Blogbeiträgen und als Lösung zum Festpreis im itelligence AddStore.